Concur Expense導入自社事例 

SAP® Concur® の導入と電子帳簿保存法適用で経費精算に関する時間を64%削減
社員のさらなる“働き方改革”を推進

ネオアクシス株式会社(以下、ネオアクシス)は、約200名の社員の経費精算に Concur® Expenseを採用した。経費精算業務にかかる時間を月64%削減できたことに加え、ペーパーレス化によるバックオフィス部門のテレワーク促進など、働き方改革を加速させている。さらにネオアクシスでは分析ツールの Intelligence 、予算管理ツールのBudget も導入し、SAP® Concur を活用したさらなる経費適正化にも取り組んでいる。

サービス・ソリューション

Concur Expense

本社 東京都新宿区西新宿8-17-1 住友不動産新宿グランドタワー 25F
設立 1979年5月18日
資本金 1億円
事業内容 情報・通信業
URL https://www.neoaxis.co.jp/

“働き方改革推進カンパニー”として 自社経費精算システムを刷新し 間接業務のさらなる効率化に踏み出す

「働き方改革推進カンパニー」を掲げるネオアクシスは、ITシステムの導入や運用に関わる豊富な実績・ノウハウを通じて、企業の働き方改革の推進の提案から実行まで総合的に支援している。
同社が Concur Expense を自社導入した背景には、多大な負荷が発生していた経費精算業務を効率化し残業時間を抑制すること、間接業務プロセスの改革により時間や場所にとらわれない働き方を自ら実践していくことにあった。

 導入前の課題について、経営管理部門としてバックオフィス業務を取りまとめる佐藤朋広は「2名の経理担当者で経費精算業務を行っていたのですが、従来は経費の事前申請と精算で別のシステムを利用していたため、入力やチェックを二重に行わなければなりませんでした。また、交通費精算の定期券区間除外ができなかったため、申請者も経理担当者もルートや金額を1つ1つチェックするなど、多くの手間と時間がかかっていました」と振り返る。領収書の突合にも大幅な工数が割かれており、従来のシステムでは規程に沿った入力方法やアラート機能もなく、申請不備や規程違反による差戻しも多発していたという。一方、経費処理がモバイル対応しておらず、申請や承認のために帰社しなければならないことも負担となっていた。また、消費税など法改正に伴うシステム改修への対応や、領収書や申請書類の保管スペースの抑制にも苦心している状況だった。

外部サービス連携や 電子帳簿保存法への対応を評価し SAP® Concur® を選択

これらの課題を解決するために導入されたのが、SAP Concur である。導入を担当した枝光紗穂は、「当社は基幹業務システムやコラボレーション基盤を通じてお客様の生産性向上や働き方改革の推進を支援しています。自社の経費精算業務の改善に加え、今後、お客様に提案していくソリューションとしても、外部システム連携や電子帳簿保存法(以下、電帳法)へのいち早い対応など SAP Concur が最も要件に合致していると判断し、導入を決めました」と採用理由を語る。

2018年10月から SAP Concur の導入プロジェクトがスタート。年末までに経理、営業担当者等へのヒアリングを行いながら要件を固めた後、2019年1月からシステム導入を開始し4月には本番稼働を迎えることができた。佐藤は「 SAPConcur の導入メリットを最大限に生かすため、承認プロセスが最大4ステップだったものを上長からの承認だけにするなど SAP Concur に合わせて運用ルールや社内規程も大幅に改定しました。
同時に導入を契機に電帳法適用にも踏み出し、領収書の電子化も実施しました」と説明する。

 導入前には全社員向けに社内説明会を開催、運用開始後も問い合わせ窓口を用意し、迅速に回答できるようにした。枝光は「操作が非常にシンプルで使いやすく、スムーズに運用を迎えることができました。本番稼働後も、ほとんど問い合わせは寄せられていません」と語る。

SAP Concur の導入により 経費精算業務の負担を大幅に削減 テレワーク推進も加速

今回、 SAP Concur を導入したことで、ネオアクシスは多くのメリットを享受している。経理側のメリットは、チェック業務にかかる負荷を大幅に抑制できたことだ。佐藤は「経路検索機能により、従来、人手で行っていた定期区間の除外や経路チェック業務が自動化され、入力ミスもほとんどなくなりました。Concur Expense には監査ルール機能があり、申請内容に不備があればアラートが表示されるので、業務負荷をさらに抑制できています」と語る。また、電帳法の適用により領収書を電子化したことで保管スペースや紙プロセスの業務も削減されたという。

エンドユーザーとして利用する機会が多い営業担当の浅尾健太は SAP Concur によるメリットについて次のように語る。「モバイルアプリがあれば、いつでもどこからでも経費申請が行えるようになりました。また、帰社時には交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで乗車履歴データが取り込めるので、入力の手間やミスがなくなりました。同様にこれまで手入力で行っていた出張申請も ConcurRequest と日本旅行の『出張なび』との連携により、申請から精算まで同じ画面上で処理できるのが楽でいいです」と評価する。
さらに浅尾は「タクシー配車も『JapanTaxi』と連携しているので、取引先訪問時は配車手配から車内での精算まで簡単に行えるようになっています。領収書の発行も不要なのでとても便利です」と続ける。

これらの改善効果により、1 か月あたりの経費申請にかかる時間が導入前と比べて64%削減され、他の付加価値業務に充てられるようになっている。
また、 SAP Concur 導入のメリットとしてテレワークへの取り組みを加速できたことも大きい。
佐藤氏は「新型コロナウイルス感染拡大防止策としてテレワークに取り組む企業が増えています。
当社では SAP Concur の導入により申請や精算処理がオンラインで行えるようになったことで、経理担当者を含めた全従業員が大きな障害もなく即座にテレワークへ切り替えることができました」と強調する。

 今後の展開について枝光氏は「Budget を活用した予算管理にも着手し始めています。
各部門の経費項目別に分かりやすくグラフで視覚化され便利です。 Intelligence を使った本格的な分析にも取り組む予定です。例えば、健康診断の受診の有無と請求処理を一覧表示でチェックし、受診状況を確認するなどの活用を始めていますが、必要な情報が即座に入手・参照できるので、様々な業務分析に利用していきたいと考えています」と今後の展望を語った。

社員の声

「Concur Expense の導入により、経費精算業務を大幅に効率化できました。
今後は分析や予算管理ツールも活用し、間接業務のさらなる高度化に取り組んでいきたいです」
佐藤朋広
ネオアクシス株式会社
経営管理部部長
「導入の際には、コンカー社の担当者から様々なアドバイスや手厚いサポートを提供してもらえたことで、スケジュール通りに本番運用を迎えることができました」
枝光紗穂
ネオアクシス株式会社
ソリューション事業部 コラボレーション・ソリューション第1部
「モバイルアプリがあれば、いつでもどこでも経費申請ができます。
ICカードリーダーや外部サービスとの連携も充実しており、手入力だった申請処理や支払いが楽になりました」
浅尾健太
オアクシス株式会社
ソリューション事業部 営業部

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